Kvkk Genel Bilgilendirme Ve Taahhütname

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince

Çalışanlara Yönelik Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına İlişkin Aydınlatma ve Muvafakatname Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”, “KVKK”) kapsamında Çalışan/Aday Çalışan/Stajyerlerin (“Çalışan”) Kişisel Verilerinin işlenmesi hakkında aydınlatma yükümlülüğü gereğince (“Veri Sorumlusu”) sıfatıyla KNC MÜZİK ALETLERİ Şirketi (“İşverenlik”, “Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.

1. Kapsam

Belirsiz iş sözleşmesi kapsamında yapılmakta olan çalışma ve bu nedenle İşverenliğimize bildirilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla tüm KNC MÜZİK ALETLERİ Şirketi çalışanlarını / çalışan adaylarını ve stajyerleri kapsamaktadır.

2. Tanımlar

Kişisel Veri; Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi; Kişisel verilerin tamamen veya kısmen, otomatik ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Veri İşleyen; Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi

Veri Kayıt Sistemi; Kişisel verilerin belirli kritere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri Sorumlusu; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

3. İşlenen Kişisel Veriler

İşverenliğimiz tarafından çalışanlarımıza ilişkin ve iş ilişkisinin başlangıcında çalışan tarafından veya iş ilişkisi devamı sırasında çalışan veya işverenliğimizce sağlanan kişisel veriler işlenebilmektedir.

Bunlar;

İşverenliğimizce, İş Kanunu başta olmak üzere, çalışma ilişkisine ilişkin tüm mevzuattan kaynaklanan hukuki yükümlülükleri yerine getirmek, iş ilişkisinin sürdürülmesi bakımından kanunlarda öngörülen nedenlerle ve işverenliğimizin meşru menfaati gereği çalışanlarımızdan talep edilen veya üçüncü kişilerden veya dış mecralardan elde edilen kişisel verilerin  fiziksel veya elektronik ortamda iletilmesi ve birden fazla kişinin kullanımına açık ortamlara, bilgisayar ortamlarına, programlarına, uygulamalarına veya internet ortamına veya sunucularına, 3.kişilerin ulaşımına açık veya kapalı olarak kaydedilmesi suretiyle; işyeri güvenliğini sağlamak ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek, örneğin çalışana tedarik edilen işi yaparken kullanılan her türlü cihaz-alet ve edevatın, telefon, araç, internet, benzin gibi imkanların kullanımının takibine yarayan verilerin her türlü takip cihazları veya unsurları yoluyla takip edilmesi neticesinde; işyeri güvenliğini sağlamaya yönelik hukuki yükümlülük ve meşru menfaat gereği, sesli ve görüntülü kayıt cihazları aracılığıyla veri kaydedilerek; hukuki hak ve yükümlülüklerin sağlanması veya yerine getirilmesi için dijital, evraksal ve her durumda hukuki niteliğe haiz veriler ve bilgiler toplanmaktadır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

İşverenliğimiz tarafından çalışana ait ve yukarıda genel hatlarıyla izah edilen yollarla toplanan kişisel veriler aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle, ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve nedenlerle işlenmektedir.

4.1. İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, örneğin;

• Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması

• Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması

• Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması

• Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması

4.2. İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla, örneğin;

• Personel özlük dosyasının oluşturulması

• SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması

• Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması

• Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü ve Ar-Ge için kamera kayıtlarının kapı giriş çıkış kayıtlarıyla olan eşleşmesinin tespit edilmesi

• Ar-Ge için teşvik hesaplaması yapılması

• İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması

• İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması

• İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması

• Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak

• Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi

4.3. Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla, örneğin;

• İşyeri güvenliğinin sağlanması

• Genel anlamı ile işyerine çalışanın giriş çıkışının temin edilmesi

4.3. Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle, örneğin;

• Müşteri şikayetlerinde müşterinin haklı/haksız ayrımının yapılması, müşteri memnuniyetinin arttırılması, müşteri ihtiyacının anlaşılması ve müşteri ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması

• Müşteri hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi

4.4. Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, örneğin;     

• Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması

• Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması ve takibi

• Çalışanlarla iletişimin sağlanması

• Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil

olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi

• Çalışana araç tedarik edilmesi ve park yeri ayarlanmasının sağlanması

• Kartvizit basımının sağlanması

• Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması

• Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için Şirket aracı kullanımının takip edilmesi

• Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması

• Outlook’a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması

• Çalışanlarla ilgili araştırma projeleri yürütülmesi

• Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması

• Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması

• Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması

• Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi

• Kalite kontrolün sağlanması

• Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması

• Memnuniyet anketi analizi yapılması

gibi amaçlara toplanan ve işlenen kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi, İşverenlik Bünyesinde Paylaşımı Beyanı ve Açık Rıza

KVKK kapsamında, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler çalışanlara ait özel nitelikli veriler sayılmaktadır.

İş bu aydınlatma metninin son bölümünde yer alan ve “Açık rıza metnini okudum ve anladım. Kişisel verilerimin metinde belirtilen şekillerde işlenmesini onaylıyorum ve izin veriyorum” ibaresi ile sona eren “MUVAFAKATNAME/AÇIK RIZA BEYANI” başlıklı beyanınız ve imzanız ile aşağıda belirtilen durumlarda özeli nitelikli verilerinizin işlenmesine rıza vermektesiniz, bu konudaki aydınlatma yükümlülüğümüzü bu suretle yerine getirmekteyiz.

Bu bağlamda özel nitelikli kişisel verileriniz; bunları içerebilen varsa fotoğraflı özgeçmişiniz, iş başvurusunun değerlendirilebilmesini sağlamak amacıyla Şirket içerisinde yer alan farklı birimler tarafından, söz konusu birimlerin faaliyet amaçlarına uygun olarak kullanılmaktadır ve departmanlar arasında paylaşılmaktadır ilave olarak ve yukarıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir.

Özgeçmişinizde veya sair kaynaklarda, referans olarak gösterdiğiniz kişilerin verilerini İşverenliğimiz ile ilgili referans kişisinin bilgi ve rızasına uygun olarak paylaştığınızı ve referans sahibinin aksi yöndeki tüm talep ve iddiaları konusundaki sorumluluğun şahsınıza ait olduğunu da kabul ve taahhüt etmektesiniz.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan ve her halde kanuni zamanaşımı süreleri sonuna kadar muhafaza edilecektir.

6. Kişisel Verilerin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilerle Paylaşılması Beyanı

İşverenliğimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel veriler, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Türk Ceza Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir.

Bunun dışında kişisel veriler, İşverenliğimizin hizmet sunduğu şirketler, bankalar, Şirket’in anlaşmalı olduğu sigorta şirketi ve acentesi, turizm acentesi, kart basım firması, Şirket’in birlikte çalıştığı hukuk bürosu, (muhasebeci, mali müşavir ve denetçiler ile) mahkemeler ve Şirketin ticari, idari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunduğu kurumlar gibi üçüncü kişilerle paylaşılabilir. 

7. Kişisel Verilerin Yurtdışındaki Üçüncü Kişilerle Paylaşılması Beyanı

İşverenliğimizin idaresi, işin yürütülmesi, İşyeri politikalarının uygulanması amacıyla kişisel veriler, muhasebe veya insan kaynakları ve bordrolama hizmeti veren veri tabanlarına, yeterli koruması olan veya olmayan ülkelerde bulunan Microsoft Office ve benzeri uygulamalarına, bulut çözümleri ve yedekleme sistemlerine aktarılabilmektedir. 

8. Kişisel Verileriniz Hakkında İşverenliğimize Başvuru

Kanunun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi cevaplanmak ve taleplerinizin gereği sağlanmak üzere, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre, İşverenliğimiz İnsan Kaynakları departmanına teslim edebilirsiniz.

Şirket (İşverenlik) Bilgileri:

KNC MÜZİK ALETLERİ ŞİRKETİ

MUVAFAKATNAME/AÇIK RIZA BEYANI

Yukarıda yapılan aydınlatma metnine karşılık ben ……………….(çalışanın ad-soyadı)…………….. olarak,

6698 sayılı Kişisel verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işverenim KNC MÜZİK ALETLERİ ŞİRKETİ.ve bağlı şirketleri tarafından; özlük dosyaları için alınan bilgi ve belgeler, elektronik ve dijital kayıtlar, sağlık belgeleri, ya da internet sitesi, sosyal medya sayfaları ve bunlarla sınırlı olmamak üzere , her türlü bilgi kanalları aracılığı ile kişisel ve /veya özel (hassas) nitelikli kişisel verilerimin tamamen veya kısmen elde edilmesi, kaydedilmesi, toplanması, depolanması, değiştirilmesi, güncellenmesi, periyodik olarak kontrol edilmesi, yeniden düzenlenmesi, sınıflandırılması, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre sonuna kadar muhafaza edilmesi, kanuni yada hizmet ilişkisine bağlı fiili gereklilikler halinde İşverenim KNC MÜZİK ALETLERİ ŞİRKETİ ile birlikte çalıştığı ya da kanunen açıklama ve bildirimle yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve / veya İşverenimin faaliyetlerini belli bir kalitede yürütmesi veya bunu ispat etmek amacıyla, Türkiye de veya yurt dışında mukim olan 3.kişi hizmet sağlayıcı, tedarikçi firmalar, sigorta şirketleri ile paylaşılması, kanuni ya da hizmet ilişkisine bağlı fiili gereklilikler halinde yurt dışına aktarılması ya da kullanılmasının engellenmesi de dahil olmak üzere işlenmesine, paylaşılmasına bu beyan ve açık rıza ile hiçbir tereddüde mahal kalmayacak şekilde bilgi sahibi olmuş, aydınlatılmış izin vermiş bulunuyorum.

“ Aydınlatma Metninin tümünü ve Açık rıza metnini okudum ve anladım. Kişisel verilerimin metinde belirtilen şekillerde işlenmesini onaylıyorum ve izin veriyorum” EL YAZISI İLE, İMZANIZIN ÜSTÜNDEKİ BOŞUĞA GELECEK ŞEKİLDE YAZINIZ.

PERSONEL

Adı-Soyadı

İmza